بازار و کسب و کار
مقاله جامع آموزش شیرپوینت
مقدمه
SharePoint On-Premises نسخه‌ای از پلتفرم همکاری مایکروسافت (SharePoint) است که روی زیرساخت‌های خود سازمان (سرورهای داخلی) نصب و مدیریت می‌شود، برخلاف نسخه ابری که به‌صورت آنلاین ارائه می‌شود. این نسخه امکان کنترل بیشتر، امنیت فیزیکی و سفارشی‌سازی عمیق‌تر را فراهم می‌کند.
در ادامه، به تمامی ابعاد این پلتفرم از معماری، نصب، پیکربندی، استفاده، امنیت، پشتیبان‌گیری و حفاظت، تا بهترین شیوه‌ها اشاره خواهیم کرد.
۱. معماری SharePoint On-Premises
- Farm (مزرعه): پایه‌ی نصب شیرپوینت است که شامل سرورهای متعدد (مثل وب‌فرانت‌اند، سرویس‌ها و پایگاه‌داده) می‌شود.
- MinRole: ساختار جدیدی برای بهینه‌سازی نقش هر سرور در Farm. نقش‌هایی مانند Front-end with Distributed Cache یا Application with Search برای کاهش تعداد سرور مورد نیاز طراحی شده‌اند.
- استراتژی‌های Multi-Farm: ساخت چند مزرعه برای مدیریت بار و انطباق با قوانین جغرافیایی یا مقررات، مثلاً ساخت farm های مختص منطقه یا وظیفه خاص.
۲. مراحل اولیه نصب و راه‌اندازی
- پیش‌نیازها:
- آماده‌سازی ماشین‌های مجازی یا فیزیکی: لازم است سرورها از نظر سخت‌افزار و سیستم‌عامل آماده باشند.
- نصب و پیکربندی SQL Server برای پایگاه‌داده‌های SharePoint.
- نصب شیرپوینت:
- نصب SharePoint روی سرورها با MinRole مناسب
- تنظیم farm و اتصال به SQL
- پیکربندی Application Pool، Web Applications و Service Applications
- مراحل عملیاتی: ایجاد Site Collection و سایت‌ها، فعال‌سازی Web Partها و تنظیم امنیت پایه.
۳. مدیریت محتوا و تعامل با کاربران
- سایت‌ها، صفحات و Web Parts:
- سایت‌ها مثل پورتال، بلاگ و … در سطح سایت‌کالکشن ایجاد می‌شوند.
- صفحات قابل ساخت با Web Partهایی مانند Document Library، تقویم، و Task List هستند.
- لیست‌ها و کتابخانه‌ها:
- قابلیت ایجاد لیست سفارشی، مدیریت اسناد، کنترل نسخه، متادیتا، و گردش‌کار.
- مجوزها و امنیت دسترسی:
- تنظیم سطوح دسترسی، گروه‌ها، مدیریت دقیق دسترسی به سایت‌ها و اسناد.
۴. امنیت، حاکمیت و بهترین شیوه‌ها
- حاکمیت (Governance):
- تدوین سیاست‌های استفاده از سیستم، آموزش کاربران، تعریف قالب‌ها و استانداردها.
- امنیت و نظارت:
- تنظیم امنیت در سطح فایل‌ها، کنترل دسترسی، ثبت رویدادها و گزارش‌ها.
- پشتیبان‌گیری و بازیابی:
- تعیین اهداف RTO و RPO، طراحی Backup/Restore کاربردی.
۵. در دسترس‌پذیری بالا (High Availability)
- استفاده از farmهای کشیده‌شده (Stretched Farm) برای تضمین دسترسی مداوم با معیارهایی مانند کم‌تر از ۱ میلی‌ثانیه تاخیر درون‌فارمی.
- توزیع سرویس‌ها و پایگاه‌داده‌ها در مراکز متفاوت برای پایداری بیشتر.
۶. توسعه و سفارشی‌سازی
- توسعه عمقی شامل ساخت Web Partهای سفارشی، Integration با داده‌های بیرونی (BCS)، استفاده از Workflows و ابزارهایی مانند Microsoft Flow. Nigel Frank
- اتصال به داده‌های خارج از شیرپوینت مثل SQL یا سرویس‌های با استفاده از BCS.
- Integration با سیستم‌های سازمانی و تجهیزات (ERP، CRM، فایل سرور و …).
۷. مهاجرت به SharePoint Online (اختیاری)
اگر تصمیم به انتقال به نسخه ابری دارید:
- مزایا:
- صرفه‌جویی در هزینه‌های نگهداری سخت‌افزار و ارتقاء.
- امنیت و دسترس‌پذیری بالا در محیط ابری.
- مقایسه Online و On-Premises حاکی از این است که نسخه ابری برای بسیاری از کسب‌وکارها گزینه مناسب‌تری است.
- ابزارهای مهاجرت وجود دارند، اما نیاز به برنامه‌ریزی دقیق، ارزیابی و ابزارهای مخصوص مورد نیاز است.
جمع‌بندی و توصیه
| گام | خلاصه |
|---|---|
| مرحله ۱ | طراحی معماری با انتخاب میان MinRole یا Multi-Farm |
| مرحله ۲ | نصب و پیکربندی farm، سرویس‌ها و سایت‌ها |
| مرحله ۳ | مدیریت محتوا، لیست‌ها، صفحات و امنیت دسترسی |
| مرحله ۴ | پیاده‌سازی امنیت، پشتیبان‌گیری و حاکمیت |
| مرحله ۵ | بررسی گزینه‌هایی برای HA (High Availability) |
| مرحله ۶ | سفارشی‌سازی، توسعه و Integration |
| مرحله ۷ | در صورت تمایل، برنامه‌ریزی مهاجرت به Online |
نتیجه‌گیری
نسخه On-Premises شیرپوینت برای سازمان‌هایی که کنترل بالا، امنیت محیط داخلی و سفارشی‌سازی عمیق لازم دارند، بسیار مناسب است. این پلتفرم از پیش‌نیاز تا توسعه و نگهداری، فرصتی ارزشمند برای بومی‌سازی همکاری دیجیتال درون سازمانی فراهم می‌کند. تصاویر موجود بینشی بصری در معماری و ساختار شیرپوینت ارائه می‌دهد.
معرفی نسخه‌های مختلف SharePoint On-Premises (2013، 2016، 2019) و تفاوت‌ها
📌 SharePoint 2013
- عرضه در سال ۲۰۱۲ و نقطه‌ی عطف بزرگی در معماری شیرپوینت بود.
- مهم‌ترین ویژگی‌ها:
- App Model: معرفی معماری اپلیکیشن (App Store داخلی شیرپوینت).
- Search پیشرفته: ادغام موتور FAST Search برای جستجوی قدرتمندتر.
- Workflow 2013: جدا شدن از موتور داخلی و اتصال به Windows Workflow Foundation 4.
- Social Features: اضافه شدن Community Site، My Site و قابلیت فید فعالیت‌ها.
- Design Manager: ابزار ساده‌تر برای طراحی UI.
- محدودیت‌ها: ظاهر نسبتاً قدیمی و عدم پشتیبانی از ویژگی‌های مدرن مثل React و SPFx.
📌 SharePoint 2016
- عرضه در سال ۲۰۱۶ و بیشتر روی پایداری و Hybrid تمرکز داشت.
- مهم‌ترین ویژگی‌ها:
- Hybrid Features: امکان اتصال به SharePoint Online و Office 365 (مثل Hybrid OneDrive).
- MinRole: معرفی معماری جدید سرور با نقش‌های مشخص برای ساده‌تر شدن نصب و نگهداری.
- Compliance Features: ابزارهای مدیریت و امنیت داده برای سازمان‌ها.
- Durable Links: وقتی فایلی جابه‌جا یا تغییر نام می‌دادید، لینک آن همچنان معتبر می‌ماند.
- بهبود عملکرد Search Service و پشتیبانی بهتر از مقیاس بزرگ.
- محدودیت‌ها: ظاهر هنوز کلاسیک بود، هرچند یک سری قابلیت‌های مدرن به شکل محدود اضافه شد.
📌 SharePoint 2019
- عرضه در سال ۲۰۱۸ و ترکیبی از امکانات On-Premises و Online.
- مهم‌ترین ویژگی‌ها:
- Modern UI: سایت‌های مدرن (Modern Team Sites و Communication Sites).
- Modern Pages: صفحه‌سازی با بخش‌های Drag & Drop و وب‌پارت‌های مدرن.
- SPFx (SharePoint Framework): امکان توسعه وب‌پارت‌های مدرن با React و Node.js.
- Hybrid Search: جستجو همزمان بین محتوای On-Premises و Cloud.
- Integration با PowerApps و Flow: جایگزین Workflowهای قدیمی.
- بهبود Performance و پشتیبانی از پروتکل‌های امنیتی جدید مثل TLS 1.2.
- محدودیت‌ها: نیاز به سرورهای قوی‌تر و دانش مدرن توسعه (JavaScript/React).
🔹 جدول مقایسه‌ای نسخه‌ها
| ویژگی‌ها | 2013 | 2016 | 2019 |
|---|---|---|---|
| App Model | ✔️ | ✔️ | ✔️ (با بهبود SPFx) |
| MinRole | ❌ | ✔️ | ✔️ |
| Modern UI | ❌ | ❌ (محدود) | ✔️ |
| Hybrid Integration | ❌ | ✔️ | ✔️ قوی‌تر |
| Workflow | WF2010/2013 | WF2010/2013 | Power Automate/Flow |
| Search | FAST Search | بهبود یافته | Hybrid Search |
| امنیت و Compliance | متوسط | قوی‌تر | بسیار قوی |
| تجربه کاربری | کلاسیک | کلاسیک + کمی مدرن | مدرن کامل |
🟢 طراحی سایت‌ها، لیست‌ها و کتابخانه‌ها با مثال
یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها در آموزش شیرپوینت ، توانایی طراحی ساختار سایت‌ها و مدیریت محتواست.
📌 طراحی سایت‌ها (Sites)
- Site Collection: یک کانتینر اصلی شامل چندین Sub-Site.
- انواع سایت‌ها:
- Team Site: مناسب همکاری تیمی (وظایف، مستندات، تقویم).
- Communication Site: مخصوص اطلاع‌رسانی به کل سازمان.
- Project Site: برای مدیریت پروژه‌ها (Task List، Calendar، Document Library).
- Community Site: برای بحث و گفتگو مثل انجمن.
مثال:
فرض کنید یک شرکت ساختمانی دارید:
- یک Site Collection به نام Projects ایجاد می‌کنید.
- برای هر پروژه (مثل پروژه‌ی برج A یا پروژه‌ی پل B)، یک Sub-Site می‌سازید.
- هر Sub-Site شامل یک Document Library (برای نقشه‌ها و قراردادها)، یک Task List (وظایف مهندسان)، و یک Calendar (زمان‌بندی جلسات) است.
📌 طراحی لیست‌ها (Lists)
لیست‌ها ستون فقرات داده‌ها در SharePoint هستند.
- لیست سفارشی (Custom List): برای ثبت اطلاعات دلخواه.
- لیست آماده (Built-in): مثل Announcements، Tasks، Issues.
- می‌توانید ستون‌های مختلفی تعریف کنید: متنی، عددی، تاریخ، Lookup، Choice و غیره.
مثال:
در همان پروژه ساختمانی، یک لیست بازرسی ایمنی (Safety Inspection List) ایجاد می‌کنید با ستون‌های زیر:
- تاریخ بازرسی (Date)
- نام بازرس (Person)
- وضعیت ایمنی (Choice: خوب، متوسط، ضعیف)
- توضیحات (Multiple lines of text)
این لیست به راحتی می‌تواند گزارش‌های ایمنی را برای هر پروژه ذخیره و نمایش دهد.
📌 طراحی کتابخانه‌ها (Document Libraries)
کتابخانه‌ها محل ذخیره‌سازی فایل‌ها هستند، اما بسیار فراتر از یک File Server ساده عمل می‌کنند.
- ویژگی‌ها: Versioning (ذخیره نسخه‌های مختلف فایل)، Metadata (ستون‌های توضیحی)، Workflow، Check-In/Check-Out.
- Content Types: می‌توانید نوع محتوا تعریف کنید (مثلاً قرارداد، فاکتور، گزارش) و برای هر نوع ستون‌ها و قالب متفاوت تعیین کنید.
مثال:
یک Document Library به نام Contracts ایجاد می‌کنید:
- ستون‌های سفارشی: شماره قرارداد، تاریخ شروع، تاریخ پایان، مشتری.
- هر بار که قراردادی آپلود می‌شود، این Metadata باید پر شود.
- با فعال کردن Versioning، تغییرات قراردادها ردیابی می‌شود.
- Workflow می‌تواند قرارداد را برای تأیید به مدیر حقوقی ارسال کند.
📌 ترکیب سایت + لیست + کتابخانه
قدرت اصلی SharePoint در ترکیب این اجزاست.
سناریو:
- یک Team Site برای واحد منابع انسانی ایجاد می‌کنید.
- در آن یک لیست درخواست مرخصی دارید.
- یک Document Library به نام سوابق پرسنل وجود دارد.
- وقتی کارمند درخواست مرخصی ثبت می‌کند، Workflow به طور خودکار به مدیرش اطلاع می‌دهد.
- مدارک مرتبط (مثل گواهی پزشکی) در Document Library ذخیره می‌شود.
🔸 نتیجه این بخش:
- 2013 بیشتر برای سازمان‌هایی مناسب است که نیاز به راهکارهای ساده و کلاسیک دارند.
- 2016 بیشتر روی پایداری و Hybrid تمرکز دارد.
- 2019 مدرن‌ترین نسخه On-Premises است.
- طراحی درست Site + List + Library می‌تواند به راحتی گردش‌کار و مدیریت اطلاعات سازمانی را دیجیتال کند.
🟢 امنیت و حاکمیت در SharePoint On-Premises
📌 چرا امنیت و Governance مهم است؟
وقتی یک سازمان شیرپوینت را پیاده‌سازی می‌کند، عملاً همه‌ی اسناد حیاتی، قراردادها، گزارش‌های مالی و حتی داده‌های محرمانه پرسنلی روی آن ذخیره می‌شود. پس اگر امنیت و مدیریت درست نداشته باشیم:
- خطر نشت اطلاعات بالا می‌رود.
- کاربران ممکن است دسترسی بیش از حد داشته باشند.
- سازمان نمی‌تواند مطمئن شود که استانداردهای قانونی (مثل GDPR یا ISO27001) رعایت شده‌اند.
📌 لایه‌های امنیت در شیرپوینت
- احراز هویت (Authentication)
- شیرپوینت On-Premises از مدل‌های مختلفی پشتیبانی می‌کند:
- Windows Authentication (NTLM، Kerberos)
- Claims-based Authentication (با ADFS)
- Forms-Based Authentication (FBA) برای کاربرانی که در Active Directory نیستند.
- شیرپوینت On-Premises از مدل‌های مختلفی پشتیبانی می‌کند:
- مدیریت مجوزها (Authorization)
- سه سطح اصلی: Site، List/Library، Item.
- نقش‌ها (Permission Levels):
- Full Control
- Contribute
- Read
- Custom Roles
- می‌توانید گروه‌های Active Directory را مستقیم به گروه‌های شیرپوینت وصل کنید.
- SSL و ارتباط امن
- با تنظیم SSL (پروتکل HTTPS)، تبادل داده رمزگذاری می‌شود.
- برای سازمان‌های حساس توصیه می‌شود از TLS 1.2 یا بالاتر استفاده کنند.
- Audit Logs و نظارت
- شیرپوینت امکان فعال‌سازی لاگ‌ها دارد:
- چه کسی فایلی را باز کرده
- چه کسی تغییر داده یا حذف کرده
- چه زمانی مجوز تغییر کرده
- شیرپوینت امکان فعال‌سازی لاگ‌ها دارد:
📌 Governance (حاکمیت)
Governance یعنی مجموعه‌ای از قوانین، فرآیندها و سیاست‌ها برای استفاده درست از شیرپوینت.
اجزای اصلی Governance Plan:
- ساختار سایت‌ها: مثلاً هر واحد سازمانی یک Site Collection جدا داشته باشد.
- نام‌گذاری: قرارداد نام‌گذاری برای لیست‌ها، کتابخانه‌ها و فایل‌ها.
- دسته‌بندی محتوا (Metadata): تعیین استاندارد برای ستون‌ها و Tagها.
- Retention Policy: تعیین زمان نگهداری اسناد (مثلاً قراردادها ۷ سال، گزارش‌های روزانه ۲ سال).
- مسئولیت‌ها: مشخص کردن مدیر هر بخش از سایت، مسئول امنیت، مسئول محتوا.
- آموزش کاربران: اگر کاربران آموزش نبینند، Governance شکست می‌خورد.
📌 مثال واقعی
فرض کنید یک سازمان بانکی از شیرپوینت 2019 استفاده می‌کند:
- فقط مدیران واحد مالی دسترسی Contribute دارند.
- کارکنان عادی فقط Read دارند.
- Audit Log فعال است و هر بار که کسی فایلی را باز می‌کند ثبت می‌شود.
- سیاست Retention تنظیم شده که پس از ۵ سال، اسناد مالی به‌صورت خودکار آرشیو شوند.
- Governance Plan مشخص کرده که همه‌ی کتابخانه‌ها باید ستون «کد پروژه» داشته باشند تا در آینده بتوان سریع جستجو کرد.
🟢 پشتیبان‌گیری و Disaster Recovery در SharePoint
📌 چرا Backup و DR اهمیت دارد؟
تصور کنید یک مزرعه شیرپوینت دارید با هزاران سند. حالا اگر:
- هارد دیتابیس بسوزد
- کاربری اشتباهی داده‌ها را حذف کند
- حمله سایبری رخ دهد
بدون بکاپ و سناریوی بازیابی، سازمان فلج خواهد شد.
📌 استراتژی‌های پشتیبان‌گیری
- Backup کامل (Full Backup)
- شامل کل Farm، سرویس‌ها و پایگاه‌داده‌ها.
- معمولاً به صورت هفتگی انجام می‌شود.
- Backup تفاضلی (Differential)
- فقط تغییرات نسبت به آخرین Full Backup ذخیره می‌شود.
- سریع‌تر و کم‌حجم‌تر است.
- Backup افزایشی (Incremental)
- فقط تغییرات از آخرین Backup (چه Full چه Incremental).
- برای دیتابیس‌های بزرگ مفید است.
📌 ابزارهای Backup در SharePoint
- Central Administration
- از اینجا می‌توانید Farm یا Site Collection را بکاپ بگیرید.
- PowerShell
- دستور
Backup-SPSiteبرای گرفتن بکاپ از یک Site Collection. - دستور
Backup-SPFarmبرای بکاپ کل Farm.
- دستور
- SQL Server Backup
- گرفتن بکاپ مستقیم از دیتابیس‌های Content.
- ابزارهای ثالث (Third-party)
- مثل AvePoint، Veeam، Metalogix برای مدیریت حرفه‌ای‌تر.
خدمات و پشتیبانی شیرپوینت توسط شرکت راهکارهای سازمانی نیواد
1. پشتیبانی و نگهداری سیستم
شرکت نیواد خدمات متمایزی در پشتیبانی شیرپوینت فارسی ارائه می‌دهد:
- پشتیبان‌گیری روزانه منظم برای حفاظت از داده‌ها
- پشتیبانی ۲۴ ساعته از طریق تیکتینگ برای دریافت و پیگیری درخواست‌ها
- پشتیبانی تلفنی در ساعات اداری برای پاسخ‌دهی فوری
- بررسی و رفع خطاها به‌صورت روزانه و هفتگی برای حفظ پایداری سامانه
- نصب و پیکربندی وب‌پارت‌ها و سرویس‌های شیرپوینت برای تطابق با نیاز سازمان
- تحویل گزارش‌های کاری منظم (ماهانه در سطح پایه، هفتگی در سطح پیشرفته)
