مقاله جامع آموزش شیرپوینت

مقدمه

SharePoint On-Premises نسخه‌ای از پلتفرم همکاری مایکروسافت (SharePoint) است که روی زیرساخت‌های خود سازمان (سرورهای داخلی) نصب و مدیریت می‌شود، برخلاف نسخه ابری که به‌صورت آنلاین ارائه می‌شود. این نسخه امکان کنترل بیشتر، امنیت فیزیکی و سفارشی‌سازی عمیق‌تر را فراهم می‌کند.

در ادامه، به تمامی ابعاد این پلتفرم از معماری، نصب، پیکربندی، استفاده، امنیت، پشتیبان‌گیری و حفاظت، تا بهترین شیوه‌ها اشاره خواهیم کرد.

---

۱. معماری SharePoint On-Premises

• Farm (مزرعه): پایه‌ی نصب شیرپوینت است که شامل سرورهای متعدد (مثل وب‌فرانت‌اند، سرویس‌ها و پایگاه‌داده) می‌شود.
• MinRole: ساختار جدیدی برای بهینه‌سازی نقش هر سرور در Farm. نقش‌هایی مانند Front-end with Distributed Cache یا Application with Search برای کاهش تعداد سرور مورد نیاز طراحی شده‌اند.
• استراتژی‌های Multi-Farm: ساخت چند مزرعه برای مدیریت بار و انطباق با قوانین جغرافیایی یا مقررات، مثلاً ساخت farm‌ های مختص منطقه یا وظیفه خاص.

---

۲. مراحل اولیه نصب و راه‌اندازی

• پیش‌نیازها:
  • آماده‌سازی ماشین‌های مجازی یا فیزیکی: لازم است سرورها از نظر سخت‌افزار و سیستم‌عامل آماده باشند.
  • نصب و پیکربندی SQL Server برای پایگاه‌داده‌های SharePoint.
• نصب شیرپوینت:
  1. نصب SharePoint روی سرورها با MinRole مناسب
  2. تنظیم farm و اتصال به SQL
  3. پیکربندی Application Pool، Web Applications و Service Applications
• مراحل عملیاتی: ایجاد Site Collection و سایت‌ها، فعال‌سازی Web Partها و تنظیم امنیت پایه.

---

۳. مدیریت محتوا و تعامل با کاربران

• سایت‌ها، صفحات و Web Parts:
  • سایت‌ها مثل پورتال، بلاگ و … در سطح سایت‌کالکشن ایجاد می‌شوند.
  • صفحات قابل ساخت با Web Partهایی مانند Document Library، تقویم، و Task List هستند.
• لیست‌ها و کتابخانه‌ها:
  • قابلیت ایجاد لیست سفارشی، مدیریت اسناد، کنترل نسخه، متادیتا، و گردش‌کار.
• مجوزها و امنیت دسترسی:
  • تنظیم سطوح دسترسی، گروه‌ها، مدیریت دقیق دسترسی به سایت‌ها و اسناد.

---

۴. امنیت، حاکمیت و بهترین شیوه‌ها

• حاکمیت (Governance):
  • تدوین سیاست‌های استفاده از سیستم، آموزش کاربران، تعریف قالب‌ها و استانداردها.
• امنیت و نظارت:
  • تنظیم امنیت در سطح فایل‌ها، کنترل دسترسی، ثبت رویدادها و گزارش‌ها.
• پشتیبان‌گیری و بازیابی:
  • تعیین اهداف RTO و RPO، طراحی Backup/Restore کاربردی.

---

۵. در دسترس‌پذیری بالا (High Availability)

• استفاده از farmهای کشیده‌شده (Stretched Farm) برای تضمین دسترسی مداوم با معیارهایی مانند کم‌تر از ۱ میلی‌ثانیه تاخیر درون‌فارمی.
• توزیع سرویس‌ها و پایگاه‌داده‌ها در مراکز متفاوت برای پایداری بیشتر.

---

۶. توسعه و سفارشی‌سازی

• توسعه عمقی شامل ساخت Web Partهای سفارشی، Integration با داده‌های بیرونی (BCS)، استفاده از Workflows و ابزارهایی مانند Microsoft Flow. Nigel Frank
• اتصال به داده‌های خارج از شیرپوینت مثل SQL یا سرویس‌های با استفاده از BCS.
• Integration با سیستم‌های سازمانی و تجهیزات (ERP، CRM، فایل سرور و …).

---

۷. مهاجرت به SharePoint Online (اختیاری)

اگر تصمیم به انتقال به نسخه ابری دارید:

• مزایا:
  • صرفه‌جویی در هزینه‌های نگهداری سخت‌افزار و ارتقاء.
  • امنیت و دسترس‌پذیری بالا در محیط ابری.
• مقایسه Online و On-Premises حاکی از این است که نسخه ابری برای بسیاری از کسب‌وکارها گزینه مناسب‌تری است.
• ابزارهای مهاجرت وجود دارند، اما نیاز به برنامه‌ریزی دقیق، ارزیابی و ابزارهای مخصوص مورد نیاز است.

---

جمع‌بندی و توصیه

---

نتیجه‌گیری

نسخه On-Premises شیرپوینت برای سازمان‌هایی که کنترل بالا، امنیت محیط داخلی و سفارشی‌سازی عمیق لازم دارند، بسیار مناسب است. این پلتفرم از پیش‌نیاز تا توسعه و نگهداری، فرصتی ارزشمند برای بومی‌سازی همکاری دیجیتال درون سازمانی فراهم می‌کند. تصاویر موجود بینشی بصری در معماری و ساختار شیرپوینت ارائه می‌دهد.

 

معرفی نسخه‌های مختلف SharePoint On-Premises (2013، 2016، 2019) و تفاوت‌ها

📌 SharePoint 2013

• عرضه در سال ۲۰۱۲ و نقطه‌ی عطف بزرگی در معماری شیرپوینت بود.
• مهم‌ترین ویژگی‌ها:
  • App Model: معرفی معماری اپلیکیشن (App Store داخلی شیرپوینت).
  • Search پیشرفته: ادغام موتور FAST Search برای جستجوی قدرتمندتر.
  • Workflow 2013: جدا شدن از موتور داخلی و اتصال به Windows Workflow Foundation 4.
  • Social Features: اضافه شدن Community Site، My Site و قابلیت فید فعالیت‌ها.
  • Design Manager: ابزار ساده‌تر برای طراحی UI.
• محدودیت‌ها: ظاهر نسبتاً قدیمی و عدم پشتیبانی از ویژگی‌های مدرن مثل React و SPFx.

---

📌 SharePoint 2016

• عرضه در سال ۲۰۱۶ و بیشتر روی پایداری و Hybrid تمرکز داشت.
• مهم‌ترین ویژگی‌ها:
  • Hybrid Features: امکان اتصال به SharePoint Online و Office 365 (مثل Hybrid OneDrive).
  • MinRole: معرفی معماری جدید سرور با نقش‌های مشخص برای ساده‌تر شدن نصب و نگهداری.
  • Compliance Features: ابزارهای مدیریت و امنیت داده برای سازمان‌ها.
  • Durable Links: وقتی فایلی جابه‌جا یا تغییر نام می‌دادید، لینک آن همچنان معتبر می‌ماند.
  • بهبود عملکرد Search Service و پشتیبانی بهتر از مقیاس بزرگ.
• محدودیت‌ها: ظاهر هنوز کلاسیک بود، هرچند یک سری قابلیت‌های مدرن به شکل محدود اضافه شد.

---

📌 SharePoint 2019

• عرضه در سال ۲۰۱۸ و ترکیبی از امکانات On-Premises و Online.
• مهم‌ترین ویژگی‌ها:
  • Modern UI: سایت‌های مدرن (Modern Team Sites و Communication Sites).
  • Modern Pages: صفحه‌سازی با بخش‌های Drag & Drop و وب‌پارت‌های مدرن.
  • SPFx (SharePoint Framework): امکان توسعه وب‌پارت‌های مدرن با React و Node.js.
  • Hybrid Search: جستجو همزمان بین محتوای On-Premises و Cloud.
  • Integration با PowerApps و Flow: جایگزین Workflowهای قدیمی.
  • بهبود Performance و پشتیبانی از پروتکل‌های امنیتی جدید مثل TLS 1.2.
• محدودیت‌ها: نیاز به سرورهای قوی‌تر و دانش مدرن توسعه (JavaScript/React).

---

🔹 جدول مقایسه‌ای نسخه‌ها

---

🟢 طراحی سایت‌ها، لیست‌ها و کتابخانه‌ها با مثال

یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها در آموزش شیرپوینت ، توانایی طراحی ساختار سایت‌ها و مدیریت محتواست.

---

📌 طراحی سایت‌ها (Sites)

• Site Collection: یک کانتینر اصلی شامل چندین Sub-Site.
• انواع سایت‌ها:
  1. Team Site: مناسب همکاری تیمی (وظایف، مستندات، تقویم).
  2. Communication Site: مخصوص اطلاع‌رسانی به کل سازمان.
  3. Project Site: برای مدیریت پروژه‌ها (Task List، Calendar، Document Library).
  4. Community Site: برای بحث و گفتگو مثل انجمن.

مثال:
فرض کنید یک شرکت ساختمانی دارید:

• یک Site Collection به نام Projects ایجاد می‌کنید.
• برای هر پروژه (مثل پروژه‌ی برج A یا پروژه‌ی پل B)، یک Sub-Site می‌سازید.
• هر Sub-Site شامل یک Document Library (برای نقشه‌ها و قراردادها)، یک Task List (وظایف مهندسان)، و یک Calendar (زمان‌بندی جلسات) است.

---

📌 طراحی لیست‌ها (Lists)

لیست‌ها ستون فقرات داده‌ها در SharePoint هستند.

• لیست سفارشی (Custom List): برای ثبت اطلاعات دلخواه.
• لیست آماده (Built-in): مثل Announcements، Tasks، Issues.
• می‌توانید ستون‌های مختلفی تعریف کنید: متنی، عددی، تاریخ، Lookup، Choice و غیره.

مثال:
در همان پروژه ساختمانی، یک لیست بازرسی ایمنی (Safety Inspection List) ایجاد می‌کنید با ستون‌های زیر:

• تاریخ بازرسی (Date)
• نام بازرس (Person)
• وضعیت ایمنی (Choice: خوب، متوسط، ضعیف)
• توضیحات (Multiple lines of text)

این لیست به راحتی می‌تواند گزارش‌های ایمنی را برای هر پروژه ذخیره و نمایش دهد.

---

📌 طراحی کتابخانه‌ها (Document Libraries)

کتابخانه‌ها محل ذخیره‌سازی فایل‌ها هستند، اما بسیار فراتر از یک File Server ساده عمل می‌کنند.

• ویژگی‌ها: Versioning (ذخیره نسخه‌های مختلف فایل)، Metadata (ستون‌های توضیحی)، Workflow، Check-In/Check-Out.
• Content Types: می‌توانید نوع محتوا تعریف کنید (مثلاً قرارداد، فاکتور، گزارش) و برای هر نوع ستون‌ها و قالب متفاوت تعیین کنید.

مثال:
یک Document Library به نام Contracts ایجاد می‌کنید:

• ستون‌های سفارشی: شماره قرارداد، تاریخ شروع، تاریخ پایان، مشتری.
• هر بار که قراردادی آپلود می‌شود، این Metadata باید پر شود.
• با فعال کردن Versioning، تغییرات قراردادها ردیابی می‌شود.
• Workflow می‌تواند قرارداد را برای تأیید به مدیر حقوقی ارسال کند.

---

📌 ترکیب سایت + لیست + کتابخانه

قدرت اصلی SharePoint در ترکیب این اجزاست.

سناریو:

• یک Team Site برای واحد منابع انسانی ایجاد می‌کنید.
• در آن یک لیست درخواست مرخصی دارید.
• یک Document Library به نام سوابق پرسنل وجود دارد.
• وقتی کارمند درخواست مرخصی ثبت می‌کند، Workflow به طور خودکار به مدیرش اطلاع می‌دهد.
• مدارک مرتبط (مثل گواهی پزشکی) در Document Library ذخیره می‌شود.

---

🔸 نتیجه این بخش:

• 2013 بیشتر برای سازمان‌هایی مناسب است که نیاز به راهکارهای ساده و کلاسیک دارند.
• 2016 بیشتر روی پایداری و Hybrid تمرکز دارد.
• 2019 مدرن‌ترین نسخه On-Premises است.
• طراحی درست Site + List + Library می‌تواند به راحتی گردش‌کار و مدیریت اطلاعات سازمانی را دیجیتال کند.

 

🟢 امنیت و حاکمیت در SharePoint On-Premises

📌 چرا امنیت و Governance مهم است؟

وقتی یک سازمان شیرپوینت را پیاده‌سازی می‌کند، عملاً همه‌ی اسناد حیاتی، قراردادها، گزارش‌های مالی و حتی داده‌های محرمانه پرسنلی روی آن ذخیره می‌شود. پس اگر امنیت و مدیریت درست نداشته باشیم:

• خطر نشت اطلاعات بالا می‌رود.
• کاربران ممکن است دسترسی بیش از حد داشته باشند.
• سازمان نمی‌تواند مطمئن شود که استانداردهای قانونی (مثل GDPR یا ISO27001) رعایت شده‌اند.

---

📌 لایه‌های امنیت در شیرپوینت

1. احراز هویت (Authentication)
   • شیرپوینت On-Premises از مدل‌های مختلفی پشتیبانی می‌کند:
     • Windows Authentication (NTLM، Kerberos)
     • Claims-based Authentication (با ADFS)
     • Forms-Based Authentication (FBA) برای کاربرانی که در Active Directory نیستند.
2. مدیریت مجوزها (Authorization)
   • سه سطح اصلی: Site، List/Library، Item.
   • نقش‌ها (Permission Levels):
     • Full Control
     • Contribute
     • Read
     • Custom Roles
   • می‌توانید گروه‌های Active Directory را مستقیم به گروه‌های شیرپوینت وصل کنید.
3. SSL و ارتباط امن
   • با تنظیم SSL (پروتکل HTTPS)، تبادل داده رمزگذاری می‌شود.
   • برای سازمان‌های حساس توصیه می‌شود از TLS 1.2 یا بالاتر استفاده کنند.
4. Audit Logs و نظارت
   • شیرپوینت امکان فعال‌سازی لاگ‌ها دارد:
     • چه کسی فایلی را باز کرده
     • چه کسی تغییر داده یا حذف کرده
     • چه زمانی مجوز تغییر کرده

---

📌 Governance (حاکمیت)

Governance یعنی مجموعه‌ای از قوانین، فرآیندها و سیاست‌ها برای استفاده درست از شیرپوینت.

اجزای اصلی Governance Plan:

• ساختار سایت‌ها: مثلاً هر واحد سازمانی یک Site Collection جدا داشته باشد.
• نام‌گذاری: قرارداد نام‌گذاری برای لیست‌ها، کتابخانه‌ها و فایل‌ها.
• دسته‌بندی محتوا (Metadata): تعیین استاندارد برای ستون‌ها و Tagها.
• Retention Policy: تعیین زمان نگهداری اسناد (مثلاً قراردادها ۷ سال، گزارش‌های روزانه ۲ سال).
• مسئولیت‌ها: مشخص کردن مدیر هر بخش از سایت، مسئول امنیت، مسئول محتوا.
• آموزش کاربران: اگر کاربران آموزش نبینند، Governance شکست می‌خورد.

---

📌 مثال واقعی

فرض کنید یک سازمان بانکی از شیرپوینت 2019 استفاده می‌کند:

• فقط مدیران واحد مالی دسترسی Contribute دارند.
• کارکنان عادی فقط Read دارند.
• Audit Log فعال است و هر بار که کسی فایلی را باز می‌کند ثبت می‌شود.
• سیاست Retention تنظیم شده که پس از ۵ سال، اسناد مالی به‌صورت خودکار آرشیو شوند.
• Governance Plan مشخص کرده که همه‌ی کتابخانه‌ها باید ستون «کد پروژه» داشته باشند تا در آینده بتوان سریع جستجو کرد.

---

🟢 پشتیبان‌گیری و Disaster Recovery در SharePoint

📌 چرا Backup و DR اهمیت دارد؟

تصور کنید یک مزرعه شیرپوینت دارید با هزاران سند. حالا اگر:

• هارد دیتابیس بسوزد
• کاربری اشتباهی داده‌ها را حذف کند
• حمله سایبری رخ دهد

بدون بکاپ و سناریوی بازیابی، سازمان فلج خواهد شد.

---

📌 استراتژی‌های پشتیبان‌گیری

1. Backup کامل (Full Backup)
   • شامل کل Farm، سرویس‌ها و پایگاه‌داده‌ها.
   • معمولاً به صورت هفتگی انجام می‌شود.
2. Backup تفاضلی (Differential)
   • فقط تغییرات نسبت به آخرین Full Backup ذخیره می‌شود.
   • سریع‌تر و کم‌حجم‌تر است.
3. Backup افزایشی (Incremental)
   • فقط تغییرات از آخرین Backup (چه Full چه Incremental).
   • برای دیتابیس‌های بزرگ مفید است.

---

📌 ابزارهای Backup در SharePoint

• Central Administration
  • از اینجا می‌توانید Farm یا Site Collection را بکاپ بگیرید.
• PowerShell
  • دستور Backup-SPSite برای گرفتن بکاپ از یک Site Collection.
  • دستور Backup-SPFarm برای بکاپ کل Farm.
• SQL Server Backup
  • گرفتن بکاپ مستقیم از دیتابیس‌های Content.
• ابزارهای ثالث (Third-party)
  • مثل AvePoint، Veeam، Metalogix برای مدیریت حرفه‌ای‌تر.

---

خدمات و پشتیبانی شیرپوینت توسط شرکت راهکارهای سازمانی نیواد

1. پشتیبانی و نگهداری سیستم

شرکت نیواد خدمات متمایزی در پشتیبانی شیرپوینت فارسی ارائه می‌دهد:

• پشتیبان‌گیری روزانه منظم برای حفاظت از داده‌ها
• پشتیبانی ۲۴ ساعته از طریق تیکتینگ برای دریافت و پیگیری درخواست‌ها
• پشتیبانی تلفنی در ساعات اداری برای پاسخ‌دهی فوری
• بررسی و رفع خطاها به‌صورت روزانه و هفتگی برای حفظ پایداری سامانه
• نصب و پیکربندی وب‌پارت‌ها و سرویس‌های شیرپوینت برای تطابق با نیاز سازمان
• تحویل گزارش‌های کاری منظم (ماهانه در سطح پایه، هفتگی در سطح پیشرفته)